Ngày 27 tháng 12 năm 2023, Repu Digital – công ty công nghệ và truyền thông chuyên về chuyển đổi số, đã tổ chức buổi đào tạo Lark Suite cho các lãnh đạo trong FC Brand Walkers. Buổi đào tạo có sự tham gia của các vị CEO đến từ các công ty lớn trong cộng đồng Brand Walkers.
Vấn đề và hiện trạng
Mở đầu buổi đào tạo, anh Lại Tuấn Cường – CEO của Repu Digital và cũng là đối tác chính thức của Lark tại Việt Nam, đã giới thiệu qua về phần mềm Lark cũng như lý do có buổi đào tạo về Lark Suite này.
Qua trao đổi ban đầu với các CEO trong cộng đồng Brand Walkers, hầu hết mọi người đang sử dụng các kênh phổ biến như Zalo, Telegram, Google Workspace,… để thực hiện các công tác quản lý văn phòng, hay quản lý dự án cơ bản.
Tuy nhiên, các CEO đều chia sẻ rằng, việc quản lý qua các kênh trên thực sự không hiệu quả và có một số vấn đề như sau:
- Dữ liệu không được lưu trữ an toàn:
Có rất nhiều trường hợp ảnh lưu trữ trên Zalo được một thời gian là mất, hay dữ liệu của nhân viên lưu trên Google Drive bị mất khi nhân viên đấy xóa tài khoản,…
- Phải sử dụng nhiều nền tảng, rất lằng nhằng:
Trong quá trình quản lý dự án hay bất cứ công tác quản lý nhân sự nào, việc sử dụng quá nhiều phần mềm, nhiều nền tảng sẽ khiến mọi người bị rối và không thể tối ưu công việc một cách hiệu quả nhất.
Trong quá trình triển khai công việc, các sếp thường xuyên bị rối bởi những báo cáo tiến độ, kết quả qua Sheet rồi lại phải vào Zalo để xem những trao đổi về công việc trước đó, cùng với việc phải xem các tài liệu khác nằm ở Google Doc hay các ứng dụng khác khiến các đầu việc rất rối và tốn nhiều thời gian để xử lý.
Chính vì thế mà hầu hết các CEO đều đang mong muốn tìm kiếm một nền tảng quản trị cộng tác văn phòng đa năng có thể giải quyết các vấn đề trên.
- Không theo dõi được quy trình, tiến trình công việc
Việc quản lý dự án qua các phần mềm như Google Sheet, Zalo không giúp các CEO theo dõi và đánh giá chính xác tiến trình công việc của nhân viên của mình.
Vấn đề này rất được các CEO quan tâm, vì thực tế khi làm việc, lãnh đạo nhìn nhiều vào những con số. Có số thì lãnh đạo mới đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên, từ đó có thể đưa ra cơ chế khen thưởng, phương án điều chỉnh phù hợp.
Sau quá trình trao đổi ban đầu, anh Cường đã tổng kết những vấn đề mà các CEO thường gặp phải trong công tác quản lý dự án, đội nhóm. Các CEO thường gặp khó khăn trong những việc sau:
- Giao việc, quản lý tiến độ, theo dõi kết quả công việc của nhân viên
- Phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận
- Lưu trữ, chia sẻ thông tin, tài liệu
- Quản lý quy trình, thủ tục
Giải pháp
Bản thân anh Cường – CEO Repu Digital – trưởng ban chuyển đổi số CSMO miền Bắc với hơn 10 năm kinh nhiệm triển khai chuyển đổi số cho các doanh nghiệp lớn, đã dùng qua rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự, quản lý dự án,… Anh Cường phát hiện ra phần mềm Lark và nhận thấy được lợi ích và tiềm năng của phần mềm trong công tác quản trị công ty.
Hiện nay trên thế giới có rất nhiều phần mềm hỗ trợ quản trị công tác văn phòng trong các công việc như Chat có Messenger, lưu trữ tài liệu có Google WorkSpace, hội họp có Zoom Meeting, Quản lý dự án có Slack, Trello,…
“Lark chính là một siêu ứng dụng kết hợp những gì tinh túy nhất từ những ông ở trên” – Anh Cường chia sẻ.
Lark Suite – Giải pháp quản trị công tác văn phòng thông minh
Lark Suite là một nền tảng làm việc số hợp nhất, tích hợp tất cả các tính năng cần thiết cho một không gian làm việc số của doanh nghiệp, bao gồm nhắn tin, họp, lên lịch, lưu trữ, quản lý công việc, lịch trình, tài liệu và nhiều tính năng khác.
Lý do tại sao các CEO nên chuyển qua dùng Lark Suite, những tính năng sau đây của Lark sẽ khiến các CEO phải cài đặt ngay!
- Tin nhắn: Lark Messenger
2. Tạo nhóm chat phòng ban, liên phòng ban.
3. Chat theo luồng, theo từng topic.
4. Tạo nhóm chat dài hạn và ngắn hạn.
5. Tính năng hay nhất: Chat theo luồng (thread).
=> Giúp tin nhắn quan trọng không bị trôi và mọi người không chat lộn xộn trong nhóm, phòng ban của mình.
- Tác vụ: Task (giao việc)
2. Tạo các nhiệm vụ phụ trong công việc (Subtasks)
3. Tính năng chuyển từ tin nhắn sang Task
4. Phân quyền tác vụ theo phòng ban, và theo nhân viên, giúp CEO theo dõi nhiệm vụ của cả công ty theo sơ đồ cây một cách dễ dàng.
5. Trợ lý Lark thông báo.
=> Việc tích hợp Bot AI, bạn sẽ có 1 trợ lý ảo luôn nhắc tiến độ công việc hằng ngày cho bạn hay là thông báo những thay đổi trong tác vụ của bạn.
- Lark Approval (Tạo yêu cầu và phê duyệt)
2. Tự động hóa quy trình phê duyệt.
- Lark Base (Bitable)
2. Tạo Form (Tuyển dụng,…)
3. Xem dữ liệu, báo cáo một cách tổng quan và đa diện.
4. Dữ liệu được lưu trữ theo thời gian thực.
5. Back-up dữ liệu dễ dàng.
- Lark Doc (Quản lý tài liệu)
=> Content Block Processing thế hệ mới
- Lark Wiki (Hệ thống văn bản quy trình)
=> Lưu hệ thống quy trình, biểu mẫu, hướng dẫn,….
Trong buổi đào tạo, anh Cường đã giới thiệu chi tiết về từng tính năng của Lark Suite, cũng như cách, mẹo được đúc kết từ nhiều năm kinh nghiệm để sử dụng hiệu quả các tính năng này. Anh Cường cũng chia sẻ kinh nghiệm triển khai Lark Suite tại Repu và một số doanh nghiệp khác áp dụng Lark thành công.
Tổng kết
Kết thúc buổi đào tạo, các CEO đã được hướng dẫn cài đặt và dùng thử giao diện của Lark Suite. Nhìn chung, buổi đào tạo đã nhận được sự đánh giá cao của các CEO tham gia. Các CEO cảm thấy rất hứng thú và tin rằng Lark Suite sẽ là một giải pháp quản trị doanh nghiệp hiệu quả, có thể giúp họ giải quyết những vấn đề mà họ đang gặp phải.
Bản thân Repu cũng hy vọng rằng, buổi đào tạo này sẽ giúp các CEO của FC Brand Walkers hiểu rõ hơn về Lark Suite và triển khai thành công giải pháp này tại doanh nghiệp của mình.
Về Repu Digital
Repu Digital hiện là đối tác chính thức của Lark tại Việt Nam, cung cấp dịch vụ triển khai và hỗ trợ Lark Suite cho các doanh nghiệp. Lark Suite là một giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện, có thể giúp doanh nghiệp tăng cường giao tiếp và phối hợp, từ đó giúp tăng năng suất và giảm chi phí.
Ngoài ra, Repu Martek còn là đối tác chiến lược cao cấp, chuyên phân phối, tư vấn, đào tạo và hỗ trợ của các hãng phần mềm nổi tiếng thế giới như:
- HubSpot Vietnam – Phần mềm CRM & Quản lý Sales & Marketing Automation & Customer Service số 1 thế giới
- Mailchimp Vietnam
- Zoom Vietnam
- Canva Việt Nam
- ChatGPT Vietnam
- GetResponse Vietnam
- ActiveCampaign Vietnam
- Freshworks & FreshDesk Vietnam
- StreamYard Vietnam
- Publer Vietnam – Phần mềm Đăng bài hàng loạt lên nhiều mạng xã hội đồng thời
- Manychat Việt Nam
- Chatfuel Việt Nam
- Grammarly Việt Nam
- SendGrid Vietnam
Mọi doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu được tư vấn và mua bất cứ phần mềm nào vui lòng liên hệ:
Repu Digital
SĐT: 0904797988 – Mr. Khánh
Email: sales@repu.vn
Website: repu.vn
